【Airtableの使い方】ノーコードでデータベース管理をしよう

Airtableは、2012年にリリースされたクラウド型のデータベース管理に特化したノーコードツールです。
見た目や操作性がExcelやGoogleスプレッドシートと似ているため、表計算ツールを使っている人であれば誰でも直感的に操作することができます。2021年の3月には約300億円の大型資金調達をおこない、現在の評価額は約6300億円にのぼります。

Airtableの特徴

①データの形式を指定することができる

Airtableでは、データベースの列に対してデータの形式(フィールドタイプ)を指定することができます。この特徴によって、

メールアドレスしか格納できない列
添付ファイルのみを格納する列
チェックボックスのON/OFFのみを表示する列

といったデータの情報を種類別に管理することができます。ExcelやGoogleスプレッドシートでは表示できない形式も存在するため、この機能だけでもExcelとGoogleスプレッドシートよりも便利にデータベース管理を行うことができます。

②表示形式(View)を切り替えることができる

Airtableには「View機能」と呼ばれる、データベースの見た目を切り替えることができる機能が実装されています。
そのため、ExcelやGoogleスプレッドシートのような表形式だけでなく、カレンダーやカンバンのような形式でデータベースを表示させることも可能となっています。(表示形式の全ての種類や使い方については、「Viewの種類」にて詳しく解説しています)

1.カレンダー形式で表示した場合

2.カンバン形式で表示した場合

③各シートごとのデータを連携することができる

Airtableでは、リレーション機能と呼ばれる各シートごとの関連するデータを結びつけて、データを再利用することができる機能が実装されています。言葉だけでは理解しづらい概念ですが、この機能によってデータベース管理をより簡単にかつ正確に行うことができるようになります。
リレーション機能の使い方に関しては「データのリレーション(再利用)を行う」にて詳しく解説しています。

④バージョン管理を行うことができる

Airtableにはスナップショットと呼ばれる、現時点のデータベースを保存するバックアップのような機能が実装されています。そのため、事前にスナップショットを利用しておくことで、誤動作によるデータ削除などの問題を予防することができます。

また各1つ1つのデータの編集履歴も残されるため、誰がどのデータを操作したのかということも可視化することができ、チームで使用する場合にも安心して使用できるようになっています。

⑤拡張性が非常に高い

Airtableはデータベース管理に特化しているサービスではありますが、最近ではデータベース以外にも以下の機能が実装されています。

業務を自動化するためのAutomation機能
データベースを用いて小規模なアプリを作成するApp機能
プロジェクトの進行を管理するガントチャートView

そのため、場合によってはプロジェクトの管理をAirtableだけで完結させることも可能です。

⑥他サービスとの連携が可能

AirtableはAPI連携を利用することによって、他の様々なツールと連携させることが可能です。
また、近年ではノーコード開発ツールのデータベースとして起用される場面も増えてきているため、ノーコード開発を行なっていく人にとっては、非常に重宝されるになっていくと考えられています。

⑦見た目が非常に美しく分かりやすい

AirtableはExcelやGoogleスプレッドシートに比べて、カラフルで非常に美しいデザインになっています。
実際に以下のようにGoogleスプレッドシートと比較しても、桁違いに分かりやすくなっており、特にスマホを用いてデータを見る場合には、その差が顕著に現れるようになっています。

1.Googleスプレッドシートの場合

2.Airtableの場合

Excel,Googleスプレッドシートとの使い分けについて

Excel,Googleスプレッドシートとの決定的な違い

先ほどから、ExcelとGoogleスプレッドシートと比較してきましたが、これらのツールとAirtableには決定的な大きな違いがあります。
それは、Airtableは「データベース管理ツール」であり、ExcelとGoogleスプレッドシートは「表計算ソフト」であるという点です。AirtableではExcelやGoogleスプレッドシートでできる「=A1+C3」のようなセルを絡めた計算ができません。

そのため、表計算に関しては、AirtableはExcelやGoogleスプレッドシートには敵いませんが、逆にデータベース管理に関してはExcelやGoogleスプレッドシートはAirtableには敵わないといった構図になっています。

複数人での使用について

先ほどExcelやGoogleスプレッドシートは「表計算ソフト」であると言いましたが、それでもある程度のデータベース管理はできてしまいます。それでは、どのような形で使い分けをすればいいのでしょうか？

使う人数やデータの数によって使い分けることが一般的です。Airtableの特徴である「リレーション機能」や「ガントチャート機能」などは、使う人数やデータが多くなればなるほど利便性が増していくためです。

一人、または少人数で完全に完結できる場合はどちらを使ってもあまり変わらない場合が多いと考えられるので、状況に応じて使いやすい方を使用すれば大丈夫です。しかし、多人数で使用する場合はAirtableを利用することをおすすめします。

補足ですが筆者の場合は、データベース管理をメインに行う場合、たとえ1人で完結しようが関係なくデータベースに特化したAirtableを使っています。

AirtableとExcel,Googleスプレッドシートとの違いのまとめ

まとめると、AirtableとExcel,Googleスプレッドシートの違いは、主に以下のようになります。

Airtableは「データベース管理ツール」でありExcelやGoogleスプレッドシートは「表計算ソフト」である
多人数でデータベース管理を行う場合は圧倒的に「Airtable」が使いやすい
1人または少人数で完結する場合は、状況に適したツールを使用するべき

Airtableの導入事例

①Netflix

日本でも有名なコンテンツ配信サービスであるNetflixもデータベース管理のためにAirtableを導入しています。広範な部署でAirtableが使われており、徹底した業務効率化を図っています。

【Airtable公式】Netflixの導入事例

②TIME

ニューヨークに拠点を置き、ニュースやドキュメンタリーを主に扱う世界的企業であるTIMEでは、予算編成・請求書の発行・フリーランサーの管理・映画祭や賞の応募の整理などの業務を、Airtableを使うことで大幅な効率化しました。データが可視化されたことによりプロジェクトの進行についてもより効率良く行うことができるようになったと言います。

【Airtable公式】TIMEの導入事例

③その他の導入事例

Airtableの公式ページより、英語ではありますが導入事例を確認することができるので、気になる方はぜひ自分でも調べてみてください。

【Airtable公式】世界の導入事例

Airtableの料金プラン

Airtableには、以下の4つのプランが用意されています。

Freeプラン
Plusプラン
Proプラン
Enterpriseプラン

個人で使用する場合は「Freeプラン」または「Plusプラン」、チームで使用する場合は「Proプラン」または「Enterpriseプラン」を使うことを推奨します。
それぞれのプランの機能の違いについては主に以下のようになります(2021年11月27日地点)。

	Free	Plus	Pro	Enterprise
料金(年契約)	無料	$10/人/月	$20/人/月	お問い合わせ※1
料金(月契約)	無料	$12/人/月	$24/人/月	お問い合わせ
作れるデータベースの数	無制限	無制限	無制限	無制限
データベース毎のレコード数	1200	5000	50000	50000以上
データベース毎のファイル容量	2GB	5GB	20GB	1000GB
編集履歴の保存期間	2週間	6ヶ月	1年	3年
ガントチャートView	使用不可	使用不可	使用可能	使用可能
Apps機能	使用不可	使用不可	使用可能	使用可能
Automation機能の実行	100回/月	5000回/月	50000回/月	500000回/月
使える色の制限	あり	なし	なし	なし
広告	あり	なし	なし	なし

プランの詳細に関しては、公式のドキュメントをご覧ください。

【Airtable公式】プランの詳細

※1 Enterpriseプランを使用する場合は、Airtableのサポートに直接コンタクトを取る必要があります。Airtableのサポートへはこちらからコンタクトを取ることが可能です。

有料プランの課金形態

Airtableは、共同編集者(AirtableではCollaboratorsと呼ぶ)の数によって課金金額が変動します。そのため、1つのデータベースを3人で編集する場合は、3人分の月額費用が掛かるということになります。
ただし、Freeプランを用いて共同編集を行う場合は課金されることはないので、その点は安心して使用することができます。

Collaboratorsの課金対象

Airtableの権限者は、主に以下の5つの権限に分類することができます。

Owner：所有者(全ての操作が可能)
Creater：クリエイター(ほとんどの操作が可能)
Editor：エディター(主にデータの編集が可能)
Commenter：コメンター(データの編集はできず、コメントのみ可能)
Read only：読み取り専用(編集することは一切できない)

これらのうち「Read only」以外の全ての権限者が課金対象になります。Collaborators の追加は、招待リンクを送るだけで簡単に行えるのですが、招待完了と同時に自動的に課金されるようになるので、その点は注意が必要です。

プランの使用制限に達した場合の課金について

実際にAirtableを使って運用を行なっていくと「知らない間にレコードの数やファイル容量がオーバーしてしまった」ということも起こりうると思います。その際にはどうなるのでしょうか？公式ページによると、使用制限に達した場合、メールにて超過分をお知らせしニーズに合ったプランを見つけるための猶予期間を設けられています。決して自動課金にはならないので、その点は心配することなく使用することができます。

Airtableを使う上での注意点

①日本語対応はしていない

Airtableを実際に使ってみると分かりますが、日本語対応は全くされていません。基本的には表示されている英単語の意味さえ覚えればあまり問題なく使用することができますが、英語に苦手意識があるという方は、WebブラウザにGoogleChromeを使用して、必要に応じてGoogle翻訳を用いることをおすすめします。

②テンプレートの構造が難しい

Airtableにはいくつかテンプレートが用意されています。しかし、最初からこれらのテンプレートを使うことはおすすめしません。
というのも、Airtableのテンプレートは完成度が高く構造が難しいため、初心者の方には理解するのが難しくなっているからです。そのため、テンプレートは自身でデータベース管理をある程度できるようになってから、必要に応じて使っていくのが好ましいでしょう。

本記事でも、テンプレートは使わずに0からAirtableの使い方を学んでいきます。

2. Airtableを使うための準備をしよう

アカウントの作成

Airtableは基本的な機能を触るだけであれば無料で利用することができますが、他のノーコードツールと同様に会員登録をする必要があります。
なので、まずAirtableの公式サイトへ移動し、左下or右上にある【Sign up for free】をクリックしましょう。

すると、以下のような画面に移動するので、メールアドレスなどの必要事項を記入、パスワードを設定してその後の指示に従えばアカウントの作成が完了します。
※【Sign up with Google】を選択すれば、Googleアカウントと紐づけてAirtableアカウントを作成することができます。

全ての操作が完了すれば、以下のようなAirtableのホーム画面に移動することができます。この画面からAirtableのチュートリアルがあるかもしれませんが、これから本記事で使い方について解説するので、スキップしてもらって大丈夫です。

Airtableのアプリをダウンロードする(任意)

AirtableはWebブラウザで使用することはできますが、アプリをダウンロードして使用することができます(Mac,Windows,iOS,Android全て対応)。実際にWebブラウザでなくアプリをダウンロードして使うことによって以下のようなメリットがあります。

より快適にAirtableを操作できる
通知やメッセージを送るなどの機能を活用できる
スマートフォンからの操作が可能になる

ただし、Google ChromeのGoogle翻訳が使用できなくなるなどのデメリットもあるため、最初のうちはWebブラウザを使用してみることをおすすめします。

アプリのダウンロードは以下のURLより行うことができます。

【Airtable公式】Airtableアプリのダウンロード

3. Airtableを実際に使ってみる

ホーム画面の構成を理解する

Airtableの会員登録が完了し、実際にアプリを作成すると以下のような画面がホーム画面に表示されます。初めはアプリが作成されていないため、少し表示が違いますが、分かりやすくするためにアプリを作った画面でここでは解説します。

WorkspaceとBase

Airtableを理解するには「Workspace」と「Base」の関係性について知る必要があります。

Workspaceとは「Airtable内の作業を共同編集するためのグループ」になります。
会社や部署といった組織単位で使用することが多く、特定のユーザーをWorkspaceに招待することによって、Workspace内にあるデータベースの権限を渡すことができるようになります。

Baseとは「Workspaceの中にあるデータベース」のことで、Googleスプレッドシートの1つのファイルのようなものになります。
Workspaceの中に複数のBaseを作成することができ、このBase毎にユーザーを招待することも可能です。

簡単に言うと、WorkspaceとBaseは「1つのフォルダの中に複数のファイルが保存される」といった関係性になっています。

ホーム画面の編集

WorkspaceとBaseの位置変更

ホーム画面では、より扱いやすいように自身で編集することが可能となっています。
例えばWorkspaceは以下の画像のように、左のタブの6つの点のマークをドラッグ&ドロップすることによって、位置を自由にカスタマイズすることができます。

同様に、Baseの横に出てくる6つの点のマークをドラッグ&ドロップすることでBaseの位置も調整することができます。

表示形式を変更する

ホーム画面の左下のタブの、右上にあるマークを切り替えることによって、ホーム画面の表示形式を変更することができます。

WorkspaceとBaseを作成する

Workspaceの作成

それでは、Workspaceを作っていきましょう。
左のWorkspaceタブから【Add a workspace】をクリックして、表示された画面の【Create workspace】をクリックします。そして、適当な名前を入力します。

Baseの作成

先ほど作ったWorkspaceの下にある【Add a base】をクリックします。すると以下のようにデータベース画面へ移動することができます。

画面右側に表示されているタブからは、ExcelファイルやCSVファイルをインポートを行なったり、テンプレートを使用することができます。しかし、ここでは操作の邪魔になるので右上の✖︎ボタンをクリックして削除しておきます。

Workspaceの詳細設定

ホーム画面のWorkspaceの隣にある▼のマークをクリックすると、以下のような項目を設定することができます。

Upgrade workspace：プランをアップグレードする
Workspace settings：ワークスペースの詳細設定を行う
Share workspace：ワークスペースをcollaboratorsに共有する
Rename workspace：ワークスペースの名前を変更する
Delete workspace：ワークスペースを消去する

Workspaceの共有について

上記の設定項目で「Share workspace」を選択すると、以下のような画面に移動します。

Airtableの共有方法としては、上記画像の①のように以下の項目の2通りから選ぶことができます。

Invite by email：メールに招待リンクを送る
Invite by link：招待リンクをその場で作成して、自身でコラボレーターに共有する

そして、上記画像の②の部分より、渡す権限を選択することができます。

データベースの構造を理解する

テーブルについて

Airtableでは、Excelなどでシートと扱われているものを「テーブル」と呼びます。作成したベースの初期画面では、データベースの雛形であるテーブルが用意されています。

このテーブルの設定を行うには、左上にある【Table 1】を右クリックすることにより、以下の項目の編集を行うことができます。

Import data：Excel,Googleスプレッドシート,CSVファイルからデータをインポートする
Rename table ：テーブルの名前の変更
Duplicate table ：テーブルの複製
Edit table description ：テーブルの説明の編集
Edit table permission ：テーブルの権限の設定

そして、現在のテーブルの横にある【Add or import】をクリックすることによって、新たにテーブルを追加することができます。

また、左上端にあるAirtableのマークをクリックするとホーム画面に戻ることができ、そこで作成されたBaseを確認することができます。

テーブルの内容

Airtableでは、Excel,Googleスプレッドシートでセルと扱われているものを「フィールド」と呼び、ここにデータを格納していきます。

そして、テーブルの縦を列のことを「カラム」と呼び、同じカラム内では同じタイプのデータのみを格納することができます。以下の画像の赤枠の部分では「テキスト」タイプのデータが格納されるようになっています。

そして、テーブルの横の行のことを「テーブル」と呼びます。
これらの用語は、Airtableを触っているとよく出てくる用語になるので、ぜひ覚えておいてください。

フィールドタイプについて

Airtableでは、テーブルの先頭には「フィールドの名前」と、このカラムでどのような情報を扱うのかを定義する「フィールドタイプ」が表示されています。Airtableではこのフィールドタイプが非常に豊富であるため、基本的にどのようなデータを格納したい場合でも漏れなく格納することができるようになっています。初期状態のフィールドタイプでは「Single type text」を表すAのアイコンが表示されているため以下の画像のように「1行分の文字列」のデータを格納することができます。

フィールドタイプには以下の種類があるので、使いたい項目があればぜひ率先して使ってみてください。よく使うものについては後ほど実践ベースで解説していきます。

また、フィールドタイプの内容を視覚的に理解できるように、以下のAirtableデータベースに種類をまとめているので、ぜひそちらもご覧ください(データのリレーションについては表現できないため、こちらで詳しく解説しています)。

【Airtableデータベース】フィールドタイプの種類

Link to Another Record：データのリレーション(再利用)
Single line text ：1行分の文字列
Long text ：改行を含めた長文
Attachment ：添付ファイル
Checkbox ：チェックボックスのON/OFF
Multiple select ：事前設定した選択肢から複数選択
Single select ：事前設定した選択肢から1つだけ選択
Collaborator ：共同編集者のユーザーIDの指定
Data ：日付
Phone number ：電話番号
Email ：メールアドレス
URL ：URL(URL以外も入力可能)
Number ：数字
Currency ：通貨
Percent ：パーセンテージ
Duration ：時間(時刻ではない)
Formula ：計算式
Rollup ：リレーションされたレコードの集計
Count ：リレーションしているレコードの数を集計
Lookup ：リレーションしているレコードから抽出
Create time ：レコード作成日時
Last modified time ：レコード更新日時
Created by ：レコードの作成者
Last modified by ：レコードの更新者
Autonumuber ：レコードの順番の数(上から1,2,3…のように自動で番号が割り振られる)
Barcode ：バーコード、QRコード
Button ：処理を起動するためのボタン(URLを開く、アプリと連動させるなど)

※一番先頭のカラムのフィールドタイプはリレーション機能の関係上、選択できるタイプが制限されています。

テーブルを実際に編集する

テーブルの編集

それでは、実際にテーブルを編集していきたいと思います。
本記事では「社員を管理するためのテーブル」を作成していきます。まず、左上の【Table 1】を右クリックし【Rename table】を選択肢して、名前を「社員」に変更します。

次に先頭のカラムである【Name】を右クリックし【Customize field type】を選択肢します。そして名前を「社員名」に変更し【Save】をクリックします。

実際にそれらのフィールドに人の名前を書き込むことによって情報を格納することができます。

2つ目のカラムにも同様の操作を行い、名前を「メールアドレス」にして、フィールドタイプを「Email」に指定します。

3つ目のカラムには名前を「電話番号」にして、フィールドタイプを「Phone number」に指定します。

4つ目のカラムには名前を「担当業務」にして、フィールドタイプを「Multiple select」、そしてその下のオプションに「経理」「営業」「マネジメント」と入力します。

これでフィールドタイプの設定は完了です。以下のように実際にフィールドに適当なデータを入力してみてください。

このテーブルをスマートフォンのアプリで開き、レコードを選択してみると以下のような画面になります。そして、電話のマークをタップしてみるとその人に電話にかけることができるなど、特定の動作を行うことができます。

このような機能はExcelやGoogleスプレッドシートではできないので、Airtableの非常に便利な点になります。

複数のViewの設定

Airtableでは、1つのテーブルに対して複数のViewを追加することができます。追加されたViewは表示形式が変わっているだけであるため、データベースの中身は変わらず、様々な観点からデータベース内容を閲覧することができるようになっています。
本記事では、左下にある【Grid】を選択して同じ形式のVIewを作成していきます。

Viewに応じてカラムを非表示にする(Hide fields機能)

先ほど作成したViewから、画面上部にある【Hide fields】をクリックします。

ここでは、ドラッグ&ドロップでフィールドの順番の変更を行ったり、必要のないフィールドを非表示にすることができます。ここでは試しに、「メールアドレス」と「電話番号」の欄を非表示にしてみましょう。

すると、このViewからは「メールアドレス」と「電話番号」のカラムが非表示になり、表をコンパクトにすることができます。もちろん最初に作ったViewでは、これらの項目は表示されたままとなります。
今回の例ではもともとカラムの数が少ないので分かりやすさはあまり変わりませんが、格納するカラムが多くなればなるほど分かりやすくなるため、多くのカラムを扱う際によく使用される機能となります。

このViewでは担当業務に関する情報のみを扱う状態にしたので、左にある【Grid 2】を右クリックして【Rename view】を選択して、名前を「担当業務」に変更しておきます。

最初に作ったViewに関しては「オリジナル」という名前にしておくと良いでしょう。

Viewに応じて表示するデータを変更する(Filter機能)

先ほどと同様に左下の【Grid】を選択して、さらにViewを追加して名前を「営業メンバー」と入力します。

そして、画面上部にある【Filter】をクリックします。

【Add condition】をクリックして「Where 担当業務 has any of 営業」となるように選択します。この操作によって「担当業務に営業の項目が入っているレコードのみを表示する」というようにフィルターがかけられます。

すると、このViewでは営業を行なっているメンバーのみが表示されるようになります。

補足ですが設定を「Where 担当業務 is exactly 営業」に変更すると「担当業務に営業の項目のみが入っているレコードを表示する」というフィルターに変更することができます。

グループ分けをして表示を変更する(Group機能)

先ほどと同様に左下の【Grid】を選択して、さらにViewを追加して名前を「担当別」と入力します。

そして、画面上部にある【Group】をクリックします。

【Pick a field to group by】をクリックし【担当業務】を選択します。

すると、担当業務別にグループ分けされ表示を変更することができるようになります。

設定の部分の「First-Last」,「Last-First」を切り替えることによって担当業務の順番を入れ替えることもできます。

さらに、グループ機能ではレコードをドラッグ&ドロップすることによって直感的に担当業務を変更することもできるようになります。ここでは試しにデータの「山田太郎」の左端にチェックマークを入れて「営業」グループにドラッグ&ドロップしてみます。

すると、山田太郎のデータが移動し担当業務が「営業」に自動で変更されるようになりました。グループ機能を用いることによって、さらに簡単にデータを移動することができるので、より視覚的に動作を行うことができます。

レコードの順番を入れ替える(Sort機能)

同様のViewから、画面上部にある【Sort】をクリックします。

【Pick a field to sort by】をクリックし【社員名】をクリックします。

すると【社員名】のレコードの順番をあいうえお順にすることができるようになります。

また設定画面の「A→Z」を「Z→A」に変更すると、真逆の順番に変更することができます。

テーブルの大きさを変更する(Row height機能)

以下の画像の赤枠の部分をクリックすると、

Short
Medium
Tall
Extra tall

が表示されるので選択することがで、必要に応じてフィールドの大きさを調整することができます。

また、左上にあるViewsと書かれた部分をクリックすると、Viewが表示されているタブを閉じることができ、テーブルの表示範囲を大きくすることができます。

データベースのバックアップを取る(History機能)

以下の画像の赤枠の部分をクリックすると、Historyと書かれた画面が表示されます。

次に【Snapshots】をクリックし【Take snapshot】をクリックします。これで現在のデータベースのバックアップを取ることができます。

再度そのバックアップのデータに戻したいというときは、再度【Snapshots】をクリックしそのSnapshotを取った時間をクリックすれば、データを戻すことができるようになります。

この機能を使う際は新たにBaseが作成されるため、現在のデータベースに上書きはされないようになっています。

また、Historyの画面に表示されている【Record revision history】をクリックして【Show history in expanded records】をONにしておくと、レコードの詳細に編集履歴を残すことができるようになります。

Viewのみを共有する(Share view機能)

右上にある【Share view】をクリックし【Create A shareable grid view link】を選択します。

この操作で表示されるURLを送ることでBase単位ではなくView単位でデータベースを共有することができます。

共有リンクの詳細については、以下の項目を設定することができます。

Allow viewers to copy data out of this view：データのコピーの許可
Allow data in this view to be synced to another base ：Viewの内容を他のBaseに同期することの許可
Show all fields in expanded records ：非表示にされているフィールドも表示
Restrict access with a password ：パスワードを用いて共有の制限を行う(Proプラン以上限定)
Restrict access to an email domain ：メールドメインを用いて共有の制限を行う(Proプラン以上限定)

詳しい内容については、以下のURLの記事にまとめられていますので、Google翻訳を用いてご確認ください。

【Airtable公式】Viewを共有する際の詳細設定

また【Embed this form on your website】をクリックして、移動するページに表示されるコードを利用することによって、WebサイトにViewを埋め込むことも可能です。埋め込んだ時のプレビューに関してはコードの下の部分にて、PC画面、モバイル画面の両方を確認することができます。

また、左にある設定項目から以下の内容を設定することができます。

Use card layout on desktop：カード型のレイアウトに変更
Show view controls：埋め込んだサイトからFilter機能やSort機能を使用できるようにする

共有したリンクを無効にしたいという場合は【Disable shared view link】をクリックすることでその操作を行うことができます。

Viewの種類

先ほどまではGrid viewを用いて解説を行ってきましたが、AirtableではGrid view以外にも便利なViewを使用することができ、これらを上手く活用することでより業務効率を向上させることができます。

ここでは、以下のようなタスク管理のデータベースを用いてViewを解説していきます。これから作成していくデータベースについては、以下のURLから実際に閲覧することができるようになっています。なので、ぜひこのデータベースを参照しながら記事をご覧ください。

【Airtableデータベース】タスク管理

また、このデータベースのフィールドタイプは以下のようになっています。

タスク：Single line text
状況：Single select
担当者：Multiple select
開始日：Date
期限：Date
タスクの詳細：Long text

無料プランで使えるView

①Calender

Calenderとは、データベースに登録したものをカレンダー形式にして表示できるViewになります。使用するには、Grid Viewと同じように左下の【Calrender】を選択して作成することができます。

Calenderを使用する際は、以下の画面のように「どの日付のデータを参照するか」ということを問われるため日付のデータがない場合は使用することができません。ここでは「期限」のデータを参照していきます。

Calenderの参照データは左上にある【Using 〇〇 field】をクリックすることでいつでも編集することができます。

Calrenderの表示する期間を変更したい場合は、以下の画像の赤枠の部分から期間を選択することによって変更することができます。

Calender上のレコードをクリックすると、そのテーブルの「先頭のカラム」と設定した「期限」が表示されます。

全てのレコードを表示したい場合は、下にある【Expand record】をクリックすることによって表示することができます。

また、Calender上で表示されているレコードをドラッグ&ドロップして、自由に編集することも可能です。

Calender上からタスクを追加したい場合は、追加したい日にちにカーソルを合わせ、右上に表示されている【+】をクリックすることで追加することができます。

Calrenderの右側には、日付が指定されていないデータが表示されるようになっています。しかし、その上にある【Without dates】をクリックして【Record with dates】を選択することで、日付が指定されているデータのみを表示することも可能です。

そもそもこの表示が邪魔と感じるのであれば、その隣にある【✖︎】から非表示にすることも可能です。

また、このCalenderで登録されている情報は、GoogleカレンダーやAppleカレンダーにも同期することができます。詳しい方法については、以下のURLの記事にまとめられていますので、Google翻訳を用いてご確認ください。

【Airtable公式】Calenderの内容を外部カレンダーアプリと同期する方法

②Gallery

Galleryでは、カード形式でレコードを表示できるViewとなります。全体的に情報がまとめられていて見やすく、特に画像データが格納されているときにはよく使われます。

レコードについてはCalenderと同様ドラッグ&ドロップすることができ、クリックすると全てのレコードを表示させることができます。

また、Galleryに表示するレコード内容は左上にある【Customize cards】から自由に編集することができます。

③Kanban

Kanbanとは、タスクやプロジェクトの進捗を管理する際によく使われるViewで、Group機能の上位互換のような表示形式になります。

Kanban Viewを作成する際には【Choose a grouping field】という表示がなされ、「Single select」のタイプのデータを選択する必要があります。ここでは「状況」にチェックを入れます。すると上記の画像のように進捗状況ごとにレコードを表示することができます。

様々な状況のタスクが並んでいますが、もし状況のフィールドが作成されていないレコードがあれば、一番左にある「Uncategorized」に分類されます。そして、この「Uncategorized」は右下の閉じるマークをクリックすることで非表示にすることができます。

Kanbanのグループの基準を変更する場合は、左上にある【Stacked by 〇〇】から自由に編集することができます。

また、Kanban上でも他のViewと同様にドラッグ&ドロップすることができ、移動したレコードの「状況」は自動で移動先のものにアップデートされます。

レコードの追加は、各グループの下にある【+】から行うことができます。

また、Kanbanに表示するレコード内容はGalleryと同様に、左上にある【Customize cards】から自由に編集することができます。

④Form

Formとは、テーブルに新しいレコードを管理人以外の人に入力してもらうための機能となります。社内のタスク管理などには使用しませんが、主にアンケートを行いたいときや、お問い合わせフォームのような形で使用されることが多くなっています。

Form では、各フィールドの入力欄がフィールドタイプに合わせて作成されており、最後にある「Submit」ボタンをクリックすることがでFormの記入が完了し、その記入内容がデータベースに反映されるという構造になっています。

初期状態では全てのフィールドタイプが作成されていますが、必要のないフィールドタイプは左にある【Drag and drop fields here to hide】にドラッグ&ドロップすることで非表示にすることができます。

また、Formのタイトルと説明の内容も自由に編集することができ、選択したフィールドタイプの右上にある【Required】をONにすると、必須項目にすることも可能です。

また、選択したフィールドタイプの下にある部分からは、さらに詳細な編集を行うことができます。例えば「Single select」のフィールドタイプの場合、以下のような動作が行うことができます。

Show field as：Dropdown形式で表示するかList形式で表示するかの選択
Limit selection to specific options：選択肢の項目の非表示
Show field only when conditions are met：特定の内容を解凍した人にのみ質問を表示(〇〇に「はい」と答えた方のみに質問を表示するような形式)

作成したFormを実際に操作して確認したいときは、左上にある【Open form】をクリックすることで回答者目線で確認することができます。

完成したFormを共有するには、左上にある【Share form】をクリックしたときに表示されるリンクを共有することできます。

Formの一番下にある画面から詳細の設定を行うことができ、設定できる項目は以下の通りになります。

Show Airtable branding：フォームの記入後、Airtableの広告を表示するか否か(Proプラン以上限定で、無料プランだと広告を表示しなくてはいけない)
Redirect to URL after the form is submitted：フォームの記入後、遷移するURLの設定(Proプラン以上限定)
Show this message：フォームの記入後、表示するメッセージの設定
Show a ’Submit another response’’ button：フォームの記入後、別の回答を行うためのボタンの設置
Show a new blank form after 5 seconds ：フォームの記入の5秒後に、再度白紙のフォームに移動
Email me at 〇〇@gmail.com ：自身のメールアドレスに通知

またProプラン以上に加入すると、Formの先頭のカバー画像の設置やロゴの追加、ボタンの編集などデザイン面に関する編集も自由に行うことができるようになります。

Proプラン以上で使えるView

①Timeline

TImelineを使用すると、以下の画像のようにデータを表示することができます。

Timelineを使用するには2パターンの「日付」のフィールドタイプが必要で、Viewを作成する際に使用するフィールドタイプを設定しなければいけません。ここでは「開始日」と「期限」のフィールドを用いてTimelineを作成しています。

左上にある【Date settings】からは、Timelineの日付に関する詳細設定を行うことができます。設定できる項目は以下の通りになっています。

Start date field ：レコードの表示を開始する日付
End date field ：レコードの表示を終了する日付
Date visivility：休日を表示するか否かの設定(休日をカスタムで設定することも可能)

②Gantt

Ganttは、ガントチャートのような形で表示するViewになります。

Timelineと同様に、使用するには2パターンの「日付」のフィールドタイプが必要で、Viewを作成する際に使用するフィールドを設定しなければいけません。ここでも「開始日」と「期限」のフィールドを用いてTimelineを作成しています。

左上にある【Settings】からはTimelineの日付に関する詳細設定を行うことができます。設定できる項目は以下の通りになっています。

Start date field ：レコードの表示を開始する日付
End date field ：レコードの表示を終了する日付
Row height：レコードの表示の大きさ
Label field：ラベルとなるフィールド
Date visivility：休日を表示するか否かの設定(休日をカスタムで設定することも可能)
Milestones：マイルストーン機能のON/OFF
Dependency field：レコード間の関係の可視化

Milestonesの項目をONにした場合、左上にある【Add milestone】から以下の画像の中央の赤枠のようなレコードを追加することができます。

Viewを分類する(Section機能)

AirtableのProプラン以上を契約すると、左下のタブの一番下にある【New section】をクリックすることによって、Viewを分類することができるSection機能を使用することができます。

Section機能を使用すると、分類するためのセクションが1つ追加され、Viewをドラッグ&ドロップすることで分類させることができます。
そして、セクションに分類分けされていないViewに関しては「More collaborative view」に分類されます。このセクションは編集することはできず、全てのViewがセクションに分けられた場合、自動で消える仕組みになっています。

実際に2つのセクションを作って「無料で使用できるView」と「Proプラン以上で使用できるView」に全てのViewを分類すると、以下の画像のようになります。

また、各セクションの左にある▷マーク(▽マーク)をクリックすると、分類したViewの表示を切り替えることができます。

データのリレーション(再利用)を行う

AirtableとExcel,Googleスプレッドシートの大きな違いとして「データのリレーション(再利用)」があると、最初に解説しましたが、ここではリレーションを行う方法について、先ほどのタスク管理テーブルを編集して解説していきます。

まず、「担当者」というテーブルを新たに作成しレコードに適当な名前を追加していきます。

次に、タスク管理テーブルに戻り「担当者」のカラムを削除し、新たに「担当者」のテーブルを作り直しフィールドタイプを【Link to another record】を選択します。

そしてリレーションするテーブルを「担当者」に指定し、そのカラムの名前にも「担当者」と入力(リレーション先を分かりやすくするため)し【Create field】をクリックします。

ここでLookupのフィールドを追加するか問われますが【Skip】をスキップしてください(このLookupを使用する方法は後ほど解説します)。

そして、タスク管理テーブルの「担当者」のフィールドをクリックすると、Multi selectのときと同じように+マークが表示されるため、それをクリックします。

すると、担当者テーブルに登録した人の名前が一覧で出てくるので、適当なメンバーを追加していきます。

メンバーを追加すると、以下のようなカラムが完成します。

この状態で担当者テーブルを見てみると、自動でタスク管理テーブルでリレーションされている、先頭のフィールドデータが表示されるようになります。

リレーション機能を用いたときは、テーブルの先頭のフィールドデータしか表示されませんが、Lookupフィールドを使用すると他のデータも表示することができるようになります。

担当者テーブルにLookupフィールドを追加し、その際に表示される項目の【Choose a field】から【状況】のフィールドを選択します。

すると、リレーションしたデータのタスクの進捗状況まで表示することができるようになります。

リレーション機能を使うと、データベースが複雑になったときでも様々な観点から簡略化してデータベースを表示することができるようになるため、本当に便利な機能になっています。
リレーションの考え方は難しい部分はありますが、Airtableを使用する場合は絶対にマスターするべき機能となっています。

Automation機能を活用する

Airtableでは、Automation機能と呼ばれる、業務を自動化するための機能を活用することができます。

主にどのようなことができるかというと、

もしレコードが追加されたときは、
もしレコードが更新されたときは、
もしGoogleカレンダーで予定が追加されたときは、

↓↓↓↓↓

メールで通知する
Slackで通知する
Twitterでツイートを行う

などのように、特定の動作を自動で行うよう設定することができます。

この機能で連携できるサービスは以下の通りになります。

Slack
Gmail
Google Calender
Google Forms
Google Sheets
Github issues
Microsoft teams
Sales force
Jira Cloud
Twitter
Facebook
Outlook email
Outlook calender
Hootsuite

本記事では、これから「データベースにレコードが追加されたら、メールで通知し、追加されたレコードのURLを送る」というAutomationを作成していきます。

Automation機能の使い方

データベースの画面の右上にある【Automation】をクリックして【Create a custom automation】を選択します。

次に【Add a trigger】をクリックして【When record created】を選択します。

次に、右側のタブの「Table」からAutomation機能と連携するテーブルを選択します。本記事では「タスク管理」のテーブルを選択します。

テーブル選択後に一番下に現れる【Run test】をクリックして、動作できるかテストします。「Test run successfully」と表示されたら成功です。

次に【Add actions】をクリックし【Send email】を選択します。

次に、右側のタブから、「To」に【自分のメールアドレス】を、「Subject」に【テスト】と記入します。

そして「Message」に【タスクが追加されました】と入力します。

そして、入力欄の右にある【+】をクリックし「Record(from step 1:When a record is created)」にカーソルを合わせたときに表示される【Continue】をクリックします。

次に、「Airtable record URL」にカーソルを合わせたときに表示される【Insert】をクリックします。

そして、その下に表示されている【Run test】をクリックして「Test run successfully」と表示されるか確認します。

そして自分のメールを確認したときに、以下のようなメールが来ていたらテストは成功です。

最後に、Automation画面の左上にある「OFF」を「ON」に変更しましょう。
これで、実際に設定したテーブルからレコードを追加したときに、テストのときと同様の動作が確認できれば、Automation機能の設定は完了です。

作成したAutomationはデータベース画面の「Automations」のタブに表示されるようになります。

Apps機能を活用する

AirtableではProプラン以上を契約している限定で「Apps」という機能を使用することができます。
使用方法としては、データベース画面の右上にある【Apps】→【Add an app】をクリックし、表示される画面から追加したいAppを選択し、適切な設定を行うことで活用することができます。

この機能を使用すると、

データベースをグラフ化する
フローチャートを作成する
高度な検索を行う

などのことを行うことができ、Airtableの動作の幅をさらに拡張することができるようになります。
Appsは非常に機能が多く全ては紹介できないため、代表的なAppsを2つ、本記事では紹介していきたいと思います。

①Chart app

Chart appを使用すると、

棒グラフ
折れ線グラフ
散布図
円グラフ
ドーナツグラフ

など、複数の種類のグラフでレコードを視覚化することができるため、売り上げデータなどをAirtableで管理している場合には非常に便利な機能となります。また使い方も比較的簡単なので、誰でも使いやすいAppになっています。

Chart appの詳しい使い方については以下の記事にまとめられていますので、Google翻訳を用いてご確認ください。

【Airtable公式】Chart appの使い方

②Org chart app

Org chart appを使うと、以下の画像のような組織図を作成できるようになります。社員のデータなどをAirtableで管理している場合には、非常に便利な機能となっています。

Org chart appの詳しい使い方については以下の記事にまとめられていますので、Google翻訳を用いてご確認ください。

【Airtable公式】Org chart appの使い方

外部のサービスと連携してAirtableの機能を拡張する

Airtableは、Airtableが提供している機能だけでも十分すぎるほどの性能を持っているのですが、さらに外部連携サービスを使用することによって、さらに機能を拡張することができます。

外部連携サービスを用いて機能を拡張する方法としては、2通りに方法があり、本記事ではそれらのサービスの概要について解説していきます。

①Zapierと連携する

Zapierとは、手軽に複数のサービスを連携させ、タスクを自動化してくれるサービスです。2つのサービスを連携した事例として以下のようなものがあります。

Twitterのツイート内容をスプレッドシートに保存する
Gmailにて送られたメールの内容をSlackに表示させ通知も行う
Googleフォームにて新しい回答があれば、ChatWorkに通知する

感覚としては、Automation機能の上位互換サービスと言えるでしょう。

Zapierは2021年8月現在では3000種類を超えるまでに拡大しているため、Automation機能ではできないサービスと連携したい場合によく使用されています。

Zapierの使い方に関しては、以下の記事で詳しくまとめていますのでそちらをご覧ください。

【Zapierの使い方】ノーコードでSaaSを連携して、業務を自動化・効率化

②miniExtensionsを活用する

miniExtensionsとは、Airtableの様々な拡張機能を提供しているサービスになります。AirtableのProプラン以上を契約してもできないような機能もこのサービスを使えばできるようになるので、Airtableの活用の幅をさらに拡張したいという方におすすめのサービスになります。

料金プランは、月額39ドルのプランのみになっており、このプランを契約することによって全ての拡張機能を使用することができるようになります。

また、miniExtensionsの機能をテストで試すだけであれば無料でも使うことができるので、どのような機能があるか試したいという方はアカウント登録だけして使用してみてください。

4. 終わりに

本記事では、Airtableの機能を使ってデータベースを管理する方法について解説してきました。

Airtableはデータベース管理ツールの中ではトップレベルで使いやすく、誰でも比較的簡単に使用することができます。データベース管理にExcelやGoogleスプレッドシートを使っている方は特に、Airtableを試してみてほしいと思います。

今後も各ノーコード開発ツールの使い方を分かりやすく紹介していきたいと思います。

Airtableの公式サイト

1. ノーコードデータベースAirtableとは？

Airtableとは？